PDM是一种管理产品定义信息的工具。PDM提供了我们对各种产品设计、制造与维护信息去做储存、管理以及控管的功能。标准的PDM软件可以用来对电子文件、位图档案以及资料库记录去做以下的工作：产品型态管理、零组件定义以及其它设计信息、规格、CAD图档、几何模型、图像文件(扫描文件，照片等)、工程分析模型与分析结果、制造过程规划与排程、NC程序档案、产品的软件元件、有关文件、注记，以及关联性的电子型式信息、声音与影像、纸张型式的文件或是微缩片(索引目录)、项目规划、其它。

PDM可以管理版本资料，也就是信息的生命周期——简单来说，必须跟随着产品的生命周期而传递的任何信息，都可以透过PDM系统去加以管理的。这些管理的动作包括了在任何时间下，经由任何PDM系统的使用者，都可以在产品生命周期中的任一阶段，在权限的允许的下，取得产品生命过程中的各种相关信息。PDM除了管理设计阶段的信息的外，还能依照使用者的需求去管理概念计划，详细设计，样品试做，测试，制造与封裝，运作以及维修等阶段中的所有信息。

PDM同时管理信息与流程，它管理了产品信息，状态，流程，权限，以及其它的行为模式对资料本身所产生的具体影响。透过PDM系统的帮助，使用者将会被保证所拿到的信息会是最即时，并且经过核准与完整管理的信息。PDM提供了信息与流程的集成功能——将产品资料透过资料库去储存是建立信息集成的必要条件。而提供“曾经有哪些人以何种方式使用这些资料”则是信息集成与维护的基础。如此可以保存资料与资料之间的关系，并且避免了资料不一致现象的发生。

PDM系统小到可以支援工作群组，大到支援整个企业——我们无须将PDM系统想像成非得全面性导入整个企业的一种管理技术。PDM系统除了会对一个工作群组产生显著的效益外，导入整个企业，会产生更为显著的效益。

PDM系统不是只针对工程师而设计的系统——我们虽然在本篇导引中针对工程师，制造业以及其它产业来做PDM系统的讨论，但是同样的观念也可以应用到如出版业，软件业，金融业，以及其它任何藉由产品信息的整理与控管可以具体发挥效益的产业。

PDM对企业的各种领域与方向都会产生效益——PDM在产品设计与开发过程的中，对不同阶段都有相当的效益。几乎所有企业中的员工，在导入PDM系统以后，都会在工作效率上有所提升。最常見的PDM系统使用者包括了设计工程师，制造工程师，现场工程师，项目主持人，以及许多传统上在计划初期由于信息不够流畅，而被迫放弃提供设计与开发意见机会的许多人员等等。

PDM提供了同步工程的环境——PDM系统由于对所有的使用者具备有广泛的流程控管与信息集成的能力，因此PDM系统提供了同步工程的最佳环境。导入同步工程给企业带来了很高的回馈——导入同步工程的效益，除了在工程设计上可以缩短时间之外，还进一步在制造、缩短交期，以及产量提升上带来具体效益的提升。

产品设计变更有时可能看起来对整个开发项目，沒有太大的影响，但是如果设变的发生是在产品开发末期时，则所造成的伤害将会非常显著。如果让所有的产品开发团队在产品开发初期去分享与检查所有的设计文件，将有助于大幅降低在产品开发末期发生设计变更的可能性。如此便能够生产出较高品质的产品，降低生产成本，节省开发时间，减少修改以及设计错误的发生次数。